การดำเนินธุรกิจปัจจุบัน เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology หรือ IT) เป็นเครื่องมือหนึ่งที่องค์กรธุรกิจนำมาประยุกต์ใช้เพื่อเป้าหมายทางธุรกิจ (Business Goal) ในการช่วงชิงความได้เปรียบทางการแข่งขัน เช่น การเข้าถึงข้อมูลทางธุรกิจ การช่วยอำนวยความสะดวกในการดำเนินธุรกิจ เป็นต้น ขณะเดียวกันองค์กรธุรกิจหลายแห่งก็ประสบปัญหาการสูญเสียเงินลงทุนในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่ไม่คุ้มค่า หรือระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่เลือกไม่สามารถตอบสนองเป้าหมายขององค์กร ซึ่งทำให้เกิดช่องว่าง (Gap) ในการประยุกต์ไอทีและการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานไม่สอดคล้องสัมพันธ์กับเป้าหมายทางธุรกิจ ดังนั้นองค์กรธุรกิจระดับสากลจึงได้นำแนวคิดการบริหารจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศที่ดีหรือที่รู้จักกันอย่างแพร่หลายว่า “ไอทีภิบาล” (IT Governance) มาปรับใช้เป็นแนวทาง เพื่อสร้างความเชื่อมั่นให้กับองค์กรว่าจะสามารถบริหารจัดการกระบวนการทำงานทางด้านไอทีให้มีความสอดประสานกับวัตถุประสงค์ขององค์กร ทั้งนี้เครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรสามารถปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับจากทั้งภายในและภายนอกองค์กร (Compliance Management) ให้สอดคล้องกับหลักไอทีภิบาล คือกรอบแนวคิดโคบิต (COBIT Framework) ซึ่งเป็นหนึ่งในแนวคิดที่ถูกปรับประยุกต์ใช้ ในองค์กรธุรกิจ ช่วยประสานกลวิธีทางธุรกิจให้สามารถจัดการไอทีได้อย่างลงตัว
โคบิต (COBIT) คืออะไร?
โคบิตได้รับการพัฒนาโดยถูกตีพิมพ์และเผยแพร่ในปี พ.ศ. 2539 เวอร์ชั่นแรก (COBIT 1st Edition) โดยสมาคมการควบคุมและการตรวจสอบระบบสารสนเทศ หรือ The Information Systems Audit and Control Association (ISACA) และ สถาบันเทคโนโลยีสารสนเทศภิบาล หรือ Information Technology Governance Institute (ITGI) มาตรฐานโคบิตที่ถูกเผยแพร่ในเว็บไซด์ ISACA ปัจจุบันถูกปรับปรุงอยู่ในเวอร์ชั่น 4.1การปรับปรุงเนื้อหาให้มีความใกล้เคียงกับมาตรฐานสากลต่างๆ เช่น Sarbanes-Oxley Act. สร้างความมั่นใจให้กับองค์กรมากขึ้นในการปรับปรุงเป้าหมายการควบคุมเทคโนโลยีสารสนเทศ ในทิศทางเดียวกับเป้าหมายทางธุรกิจโดยกำหนดความรับผิดชอบต่อกระบวนการไอที ให้สอดคล้องกับโครงสร้างความสัมพันธ์ขององค์กร ขณะเดียวกันการดำเนินธุรกิจปัจจุบันที่ต้องการความฉับไวเพื่อขยายขีดความสามารถในการตอบสนองความต้องการของลูกค้า เมื่อองค์กรต้องมี กลยุทธ์ทางธุรกิจ (Business Strategy) กำหนดทิศทางของการดำเนินงาน ที่ประกอบไปด้วยแผนระยะสั้นและแผนระยะยาว อันจะเป็นแนวทางที่ชี้ให้เห็นว่าองค์กรจะก้าวไปข้างหน้าอย่างไรให้ประสบความสำเร็จ องค์กรจำเป็นต้องอาศัยปัจจัยดังกล่าวในการกำหนดกลยุทธ์ในการจัดการทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT Strategy) เพื่อจัดสรรทรัพยากรสารสนเทศ เงินทุน เวลาและทรัพยากรบุคคลในการพัฒนาประยุกต์ใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศขององค์กรให้เหมาะสมสอดคล้องกับธุรกิจ โดยพิจารณาถึงสภาพแวดล้อมภายในองค์กร (Internal Environment) และสภาพแวดล้อมภายนอก (External Environment) เพื่อสร้างความได้เปรียบจากการใช้ทรัพยากรขององค์กรในการปรับตัว และได้ประโยชน์จากความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในสิ่งแวดล้อมภายนอก
เทคโนโลยีสารสนเทศกับมุมมองของผู้บริหาร
กลายเป็นวาระของผู้บริหารด้านสารสนเทศ (CIO: Chief Information Officer) และผู้บริหารระดับสูงขององค์กร (CEO: Chief Executive Officer) ต้องตระหนักถึงการวิเคราะห์จุดแข็ง (Strength) จุดอ่อน (Weakness) โอกาส (Opportunity) และอุปสรรค์ (Threat) ไปพร้อมๆ กับการกำหนดนโยบายที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับการนำไอทีมาใช้ประยุกต์ใช้ ซึ่งปัจจุบันแนวทางการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในองค์กรมี 2 ประการ คือ ประการที่หนึ่ง เพื่อช่วยสนับสนุนธุรกิจในแง่ของการเปลี่ยนแปลง โดยองค์กรมีการปรับเปลี่ยนตัวเองให้เหมาะสม เพื่อรองรับกับการเปลี่ยนแปลงแบบพลวัตร (to support Dynamic changes) และ ประการที่สองเป็นตัวส่งเสริม (Enable) หรือผลักดัน (Drive) ธุรกิจ ให้สามารถสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันให้องค์กรประสบความสำเร็จได้
แม้ว่าเทคโนโลยีจะเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยเพิ่มความสะดวกให้กับภาคธุรกิจ หากแต่หลายครั้งพบว่าองค์กรธุรกิจไม่สามารถจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรืออย่างคุ้มค่า ตัวอย่างเช่น การนำระบบการวางแผนทรัพยากรในองค์กร (ERP: Enterprise Resource Planning) มาใช้ ซึ่งเป็นระบบเชื่อมโยงทุกหน่วยงานในองค์กร และงานหลัก(core business process) ต่างๆ เข้าไว้ด้วยกัน ผู้บริหารองค์กรย่อมคาดหวังผลตอบแทนจากการลงทุน โดยอาจไม่ได้คำนึงถึงผลลัพธ์จากความเสี่ยง ไม่ว่าจะเป็นการประมาณต้นทุนผิดพลาด หรือระบบใหม่ที่ไม่สามารถทำงานร่วมกับระบบเดิมได้ ซึ่งล้วนเป็นความเสี่ยงที่เกิดจากการใช้เทคโนโลยีอย่างไม่คุ้มค่าและไม่ตรงตามวัตถุประสงค์ของธุรกิจ (Business Objective) อย่างแท้จริง
ซีไอโอนอกเหนือจากมีหน้าที่กำหนดกลยุทธ์ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศแล้ว ยังมีหน้าที่รับผิดชอบตามสายการบังคับบัญชาหลัก ดังนั้นจึงต้องทำหน้าที่เชื่อมโยงกลยุทธ์ทางเทคโนโลยีสารสนเทศ ให้มีความสอดคล้องกับเป้าหมาย ภารกิจหลักหรือกลยุทธ์ทางธุรกิจ ซึ่งมีรูปความสัมพันธ์แบบบนลงล่าง (Top-down) ในขณะเดียวกันนั้น อาจมีการร้องขอความต้องการทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศจากภายในองค์กร (Strategy demand for IT) หรือการขอให้มีการพัฒนาซอฟแวร์โดยมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายเพื่ออำนวยความสะดวกและช่วยให้สามารถปฏิบัติงานได้รวดเร็ว ในลักษณะการบริหารจัดการเชิงกลยุทธ์ตามหน้าที่ของหน่วยงาน (Functional Strategy) ที่มีลักษณะการเชื่อมโยงแบบล่างขึ้นบน (Bottom-up) ตามแผนภาพที่ 1 ดังนี้
จากแผนภาพ สามารถอธิบายได้ว่าธุรกิจโดยส่วนใหญ่มักพบปัญหาการขาดการสอดประสานกันระหว่างหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และช่องว่างของความต้องการทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ในลักษณะเชื่อมโยงแบบบนลงล่าง และรูปแบบการเชื่อมโยงจากล่างขึ้นบน หรือมีการดำเนินงานตามสายการบังคับบัญชาที่ไม่สอดคล้องกัน มุ่งไปยังเป้าหมายและทิศทางที่แตกต่างกันไป ปัญหาที่องค์กรส่วนใหญ่พบ คือ การจัดการภายใน ที่ส่วนงานแต่ละแผนกมีความต้องการที่ไม่ตรงกัน เช่น การร้องขอโปรแกรมปฏิบัติการต่างจากที่องค์กรกำหนด หรือมีการร้องขอการเข้าถึงระบบฐานข้อมูลที่มากกว่าเดิม เป็นต้น
ดังนั้น หากธุรกิจมีการกำหนดด้านทิศทางขององค์กร แต่กำหนดแผนระยะสั้นและระยะยาวไม่สอดคล้องกัน จะทำให้เกิดช่องว่างระหว่างกลยุทธ์ของธุรกิจ และกลยุทธ์ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ สิ่งสำคัญในการบริหารจัดการองค์กร คือ ควรเติมเต็มส่วนที่ขาดหายไปและเชื่อมต่อความต้องการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศของระบบงานทั้งหมดเข้าไว้ด้วยพร้อมพัฒนาและปรับปรุงแผนกลยุทธ์ของธุรกิจให้มีความต่อเนื่องควบคู่กันไป
บทบาทของคณะกรรมการบริษัทฯ
อย่างไรก็ดี ผู้ทีเป็นกำลังสำคัญในการเชื่อมโยงความต้องการทั้งหมดเข้าไว้ด้วยกัน และผลักดันให้เกิดขึ้นอย่างเป็นรูปธรรม คือ คณะกรรมการบริษัทฯ (Board of Director) ต้องตระหนักถึง ความสำคัญในการกำหนดนโยบายองค์กรให้สอดคล้องกับกลยุทธ์องค์กรและกลยุทธ์ทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยสนับสนุนให้มีการประชุมหารือร่วมกัน ระหว่างคณะกรรมการบริษัทฯ ผู้บริหารระดับสูง (C-Level) และผู้บริหารทุกระดับขององค์กร ตั้งแต่การกำหนดแผนกลยุทธ์ขององค์กร กลยุทธ์การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการจัดสรรทรัพยากรบุคคล ทั้งนี้อาจกล่าวได้ว่าคณะกรรมการบริษัทฯ คือบุคคลหนึ่ง ที่มีความสำคัญในการสนับสนุนให้เป้าหมายทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศสอดประสานไปในทิศทางเดียวกับวัตถุประสงค์ขององค์กร (IT Alignment) ทำให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างรอบคอบ สามารถลด TCO (Total Cost of Ownership) และ เพิ่ม ROI (Return on Investment) ให้กับองค์กร หากธุรกิจมีการดำเนินงานตามแนวปฏิบัติที่ดีดังกล่าวแล้ว ยังมีประโยชน์อีกประการช่วยให้องค์กรมีการบริหารจัดการทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีความโปร่งใสและสามารถตรวจสอบเพื่อประโยชน์โดยรวมสู่องค์กรธุรกิจ
การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีทางธุรกิจมีความสำคัญหลายประการต่อองค์กรธุรกิจ เพื่อให้การดำเนินงานร่วมกันสามารถก้าวต่อไปอย่างมีระบบระเบียบปัจจุบันมีแนวคิดและแนวทางปฏิบัติของผู้บริหารระบบสารสนเทศ สามารถนำมาประยุกต์ให้องค์กรปฏิบัติตามแนวคิดต่างๆ ได้จริงนั้น มาตรฐานที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย อาทิเช่น มาตรฐาน ISO/IEC 27001 ISMS Requirement หรือ CMMI (Capability Maturity Model Integration) มาตรฐาน ITIL (IT Infrastructure Library) /BS15000 หรือมาตรฐาน COBIT (Control Objective for Information and Related Technology) เป็นต้น
กรอบวิธีปฏิบัติโคบิต (COBIT Framework) เป็นรูปแบบหนึ่งที่มีพัฒนาขึ้นโดยกลุ่มความร่วมมือ (Information Systems Audit and Control Association -ISACA) สำหรับผู้ตรวจสอบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT Audit) ใช้เป็นกรอบควบคุมการปฏิบัติงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเนื้อหาโคบิตในเว็บไซด์ ISACA ได้กล่าวว่า โคบิตเป็นทั้งแนวคิดและแนวทางการปฎิบัติ (Framework) เพื่อการควบคุมภายในที่ดีด้านเทคโนโลยีสำหรับองค์กรต่างๆที่จะใช้อ้างอิงถึงแนวทางการปฎิบัติที่ดี (Best Practice) ซึ่งสามารถนำไปปรับใช้ได้ในทุกองค์กรสำหรับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีสารสนเทศ ประเทศไทยก็เป็นประเทศหนึ่งที่นำแนวความคิดเกี่ยวกับมาตรฐานโคบิตมาประยุกต์ใช้ เป็นกรอบให้หน่วยงานรัฐวิสาหกิจภายใต้กำกับดูแลของรัฐต้องมีการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน(Compliance Controls) ทางด้านไอทีขององค์กรให้ดำเนินงานอยู่ภายใต้หลักการพื้นฐานไอทีภิบาล เพื่อสร้างความมั่นใจให้กับประชาชนทั่วไปหรือผู้ประกอบการที่ต้องเกี่ยวข้องกับสาธารณูปโภคภายในประเทศ ในการบริหารจัดการทรัพยากรด้านสารสนเทศไม่ให้ถูกใช้อย่างสิ้นเปลืองหรือไม่คุ้มค่ากับการลงทุน ประโยชน์ของโคบิตยังประกอบไปด้วยตัววัดผลการดำเนินงานในแต่ละกระบวนการ ซึ่งได้รับความนิยมแพร่หลายในกลุ่มธุรกิจการเงินและการธนาคาร นอกจากนี้ยังมีการประยุกต์ใช้มาตรฐานโคบิตเพื่อช่วยเชื่อมโยงความสัมพันธ์ (Alignment) ระหว่างเป้าหมายทางธุรกิจ (Business Goal) และเป้าหมายทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT Goal) รวมถึงกระบวนการทางเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT Process) (COBIT 4.1,IT Governance Institute, 2551) และโครงสร้างพื้นฐานของเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT Infrastructure) ซึ่งเป็นการเชื่อมโยงระบบข้อมูลเข้าไว้ด้วยกัน ส่งผลให้เกิดความสอดคล้องกันในกระบวนการทำงาน ในขณะเดียวกันการวางแผนจัดสรรทรัพยากรขององค์กรก็จำเป็นต้องเชื่อมโยงระบบการบริหารและระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อให้เกิดการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ซึ่งสอดคล้องกับหลักการพื้นฐานของการบริหารจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศที่ดี ก่อให้เกิดประโยชน์ในการบริหารตามหลักการพื้นฐานขององค์กรที่มีการบริหารจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศที่ดี 5 ประการ คือ การจัดวางกลยุทธ์ (IT Strategic Alignment) การนำเสนอคุณค่า (Value Delivery) การจัดการทรัพยากรด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT Resource Management) การจัดการความเสี่ยง (Risk Management) และการวัดประสิทธิภาพ (Performance Measurement)
เมื่อองค์กรธุรกิจมีความคาดหวังจะมีการบริหารจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศที่ดี จึงต้องพิจารณาถึงกรอบปฏิบัติ 4 กระบวนการหลักของโคบิต อันได้แก่ 1) การวางแผนและการจัดการองค์กร (Planning and Organization) 2) การจัดหาและติดตั้ง (Acquisition and Implementation) 3) การส่งมอบและบำรุงรักษา (Delivery and Support) และ 4) การติดตามผล (Monitoring) แต่ละกระบวนการหลักมีความสำคัญแตกต่างกันไป เพื่อสร้างศักยภาพในการบริหารจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศให้ครอบคลุมทุกด้านขององค์กร แต่สำหรับองค์กรที่เพิ่งเริ่มจัดตั้งขึ้นผู้บริหารทุกระดับต่างให้ความสำคัญกับการวางกลยุทธ์ขององค์กรพร้อมกับการเร่งพัฒนาเทคโนโลยีในการขับเคลื่อนธุรกิจ
จุดเริ่มต้นของนำแนวคิดโคบิตมาประยุกต์ใช้เป็นกรอบในการควบคุมระบบสารสนเทศ และเชื่อมโยงกลยุทธ์ขององค์กรให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ในการบริหารจัดการสารสนเทศได้อย่างลงตัว องค์กรต้องคำนึงถึงกระบวนการแรกของโคบิตในเรื่องการวางแผนและการจัดองค์กร เพื่อสร้างแนวทางในการบริหารจัดการที่ดี ประกอบด้วยกระบวนการดังต่อไปนี้
PO1 การกำหนดแผนกลยุทธ์ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (Define a Strategic IT Plan)
PO2 การกำหนดโครงสร้างด้านสารสนเทศ (Define the Information Architecture)
PO3 การกำหนดทิศทางด้านเทคโนโลยี (Determine Technological Direction)
PO4 การจัดโครงสร้างองค์กรด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและความสัมพันธ์กับ หน่วยงานอื่น (Define the IT Organization and Relationships)
PO5 การจัดการด้านการลงทุนในเทคโนโลยีสารสนเทศ (Manage the IT Investment)
PO6 การจัดการเป้าหมายของการสื่อสารและทิศทางขององค์กร (Communicate Management Aims and Direction)
PO7 การจัดการทรัพยากรบุคคล (Manage Human Resources)
PO8 การจัดการคุณภาพ (Management Quality)
PO9 การประเมินและจัดการความเสี่ยงทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (Assess and Manage IT Risks)
PO10 การจัดการโครงการ (Manage projects. )
ภาพที่ 2 (ที่มา : ดัดแปลงจากเอกสาร IT Governance Institute, 2551)
Plan and Organise จากแผนภาพที่ 2 ได้แสดงความสัมพันธ์ของการจัดวางกลยุทธ์ ตามวัตถุประสงค์ทำให้องค์กรมีการบริหารจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศที่ดี มีความสอดคล้องกับขอบเขตโดเมนวางแผนการจัดองค์กร (Planning and Organization) ตามกรอบปฏิบัติแนวคิดโคบิต ซึ่งเป็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรที่กำลังเริ่มจัดตั้งขึ้น โดยมุ่งเน้นการวางแผนและจัดการองค์กรไปพร้อมกับการกำหนดกลยุทธ์ในการพัฒนาระบบสารสนเทศให้มีความต่อเนื่องสัมพันธ์กัน และเพื่อเป็นประโยชน์ในการวางโครงสร้างด้านเทคโนโลยีสารสนเทศให้บรรลุผลสัมฤทธิ์
การวางแผนและการจัดองค์กรเป็นขอบเขตการบริหารจัดการสารสนเทศที่ดีให้กับองค์กรแล้ว การดำเนินธุรกิจที่มุ่งเน้นสร้างกำไรสูงสุด อาจเกิดปัญหาการจัดการองค์กรภายใน ที่ผู้บริหารระดับสูงหรือบุคลากรในองค์กรไม่ให้ความร่วมมือในการจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศ อย่างจริงจัง ทำให้ประสบปัญหาสูญเสียเงินจำนวนมากในการลงทุนในเทคโนโลยีสารสนเทศ ดังนั้นเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการปฏิบัติงาน ผู้บริหารระบบสารสนเทศควรให้น้ำหนักเฉลี่ยของงบประมาณการลงทุนเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานที่สำคัญ 3 ประการ คือ 1) People เรื่องบุคลากร 2) Process หรือ Policy กล่าวคือกระบวนการปฏิบัติหรือนโยบายที่ดี (Policy and Procedure) และ 3) Technology คือ เทคโนโลยีสารสนเทศ ตามแนวคิด PT Concept สามารถสรุปเป็นแผนภาพได้ดังนี้
จากแผนภาพที่ 3 แสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างปัจจัย People Process Policy และ Technology ที่มีความเกี่ยวเนื่องกัน แต่ปัจจัยที่มีความสำคัญที่สุดที่มีผลต่อความสำเร็จในการปรับปรุงกระบวนการทำงาน คือ People หรือบุคลากร เพราะเป็นแรงผลักดันที่ทำให้เป้าหมายขององค์กรบรรลุผลสัมฤทธิ์และมีการบริหารจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศที่ดีได้ กรอบแนวคิดโคบิต 4.0 ได้มีการปรับเปลี่ยนเวอร์ชั่นจาก 3.2 โดยให้ความสำคัญบุคลากรขององค์กรมากขึ้น เพิ่มการจัดการรูปแบบโครงสร้างความสัมพันธ์หน้าที่และความรับผิดชอบของผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับองค์กร (RACI Diagram) กล่าวว่า ผู้บริหารทุกระดับในองค์กร ไม่ว่าจะซีไอโอ, ซีอีโอ, IT Service Manager หรือ Development Manager ก็ตาม ควรถูกกำหนดหน้าที่และรับผิดชอบต่อกระบวนในแต่ละกิจกรรมตามโครงสร้างความสัมพันธ์ RACI ควรแสดงให้เห็นถึง 4 องค์ประกอบ คือ 1) ความรับผิดชอบให้กับเจ้าของกระบวนการ (Responsible) 2) มีการกำหนดตัวผู้รับผิดชอบได้ต่อกระบวนการนั้นๆ (Accountable) 3) กำหนดผู้ที่มีหน้าที่ให้การสนับสนุนหรือให้ความรู้คำแนะนำต่างๆ ในกระบวนการปฏิบัติงาน (Consulted) และ 4) ผู้ที่รับรู้ถึงข้อมูลในส่วนข้องหน้าที่ความรับผิดชอบของกระบวนการนั้นๆ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น